Guide utilisateur Occupants
Bienvenue sur @ucoeurdemacopro, l’outil collaboratif qui facilite la gestion quotidienne des parties communes en améliorant la communication avec votre Gestionnaire et les prestataires techniques de l’immeuble pour un meilleur suivi de la résolution des incidents.
Qu’est-ce que @ucoeurdemacopro ?
@ucoeurdemacopro est une plateforme de communication qui simplifie l’entretien des parties communes, et met en relation les occupants, le Syndic et les prestataires techniques de l’immeuble.
Accessible sur tous les écrans (smartphones, tablettes et ordinateurs), @ucoeurdemacopro vous permet de prendre soin de votre bien commun et valoriser votre patrimoine.
Tous les occupants d’un immeuble peuvent s’inscrire sur la plateforme qu’ils soient copropriétaires ou locataires, Il en va de même pour les gestionnaires et les entreprises de prestations techniques. En s’inscrivant, les utilisateurs s’engagent à fournir des informations sincères, exactes, à jour et complètes. Coprox se réserve le droit de demander des documents attestant l’appartenance à la copropriété en tant que copropriétaire, locataire, occupant à titre gratuit etc. Notamment des justificatifs de domicile : facture eau ; électricité …), sans possibilité de les fournir Coprox pourra être amené à bloquer l’accès à la plateforme.
Voici le mode de fonctionnement de la plateforme :
Les fonctionnalités de base
Signaler tout incident technique en rapport avec votre immeuble et suivre la progression de sa résolution.
Visualiser les signalements en cours et résolus.
Consulter les informations générales transmises par le gestionnaire de syndic/bailleur.
La Charte d’Utilisation
Pour le bénéfice de tous, nous vous remercions de respecter les consignes suivantes :
- Utiliser l’application pour tout signalement plutôt que de contacter directement le gestionnaire
- Signaler seulement les incidents relatifs aux aspects techniques des parties communes de votre immeuble.
- Les signalements sans rapport avec la gestion technique du bâtiment (ex : remontée d’incivilités, communication entre occupants) sont les bienvenus s’ils sont constructifs et bénéficient à tous.
- S’assurer que l’incident n’a pas été déjà signalé sur la plateforme avant d’en déclarer un nouveau (pour plus d’efficacité dans la résolution).
- Éviter les signalements abusifs qui n’ont pas de rapport avec la copropriété.
- Ne pas tenir de propos diffamants ou irrespectueux sans quoi nous nous réservons le droit de restreindre les accès et possibilités d’utilisation de la plateforme.
Quels sont les avantages de la plateforme @ucoeurdemacopro ?
Accélérer la résolution des incidents techniques du quotidien, par une déclaration immédiate depuis son mobile et un meilleur partage des informations entre les parties prenantes. Chaque habitant inscrit au service peut consulter et réagir sur les signalements, et suivre leur résolution.
Mieux remonter les incidents : en ayant l’information si l’incident a déjà été signalé, en évitant de remonter plusieurs fois le même incident, avec la possibilité de communiquer la localisation de l’incident et de joindre une photo.
Assurer un meilleur suivi opérationnel des problèmes, et pouvoir consulter l’historique des incidents techniques déjà résolus.
Améliorer la communication entre les voisins, pour une ambiance apaisée et une plus grande convivialité.
Diminuer les charges de copropriété, parce qu’une copropriété mieux entretenue génère moins de travaux à long terme.
Qui est Référent de l’immeuble ?
Ce seront les membres du Conseil Syndical dans le cas d’une copropriété, et/ou le Gardien de l’immeuble s’il y en a un. L’outil étant collaboratif, plusieurs référents pourront coexister de manière profitable pour la communauté.
Les fonctionnalités pour les Occupants
La plateforme est constituée de 4 onglets visibles en haut de l’écran.
Signalements
Cet onglet affiche la liste des signalements ouverts (à fond blanc) et clos (à fond gris). Vous pouvez consulter le détail de chaque fiche de signalement en cliquant dessus.
EMAILS DE NOTIFICATION
A chaque nouveau signalement, commentaire ou clôture, vous serez averti par un email de notification. Vous pourrez ainsi consulter l’événement via votre boite mail ou vous rendre directement sur la plateforme. Notez toutefois que vous avez la possibilité de configurer la fréquence des notifications. Vous trouverez les indications sur cette option plus bas.
NOUVEAU SIGNALEMENT
Sélectionnez la catégorie adéquate, puis précisez la localisation si nécessaire (étage etc.). Vous pourrez ensuite décrire sur un texte court (mais précis !) l’incident, et prendre une photo pour l’illustrer.
REPONDRE
En cliquant sur le bouton « Répondre » vous pouvez apporter une précision ou un commentaire utile pour la résolution de l’incident.
CLÔTURER
Si vous constatez que l’incident signalé par vos soins a été résolu, vous pouvez le clôturer en cliquant sur ce bouton. La clôture d’un signalement n’est possible que par l’auteur de ce dernier, par un Référent ou par le Syndic.
Gérer
Vous pouvez consulter les visites d’immeubles que nous partageons avec tous les copropriétaires et occupants.
Communiquer
Dans cet onglet, vous pourrez consulter les notes d’informations. Ce sont les infos générales transmises par le Syndic ou les Référents, habituellement affichées à l’entrée de l’immeuble.
Vous pourrez également répondre à un sondage. Cette fonctionnalité répond à un besoin des Syndics et membres du conseil syndical pour effectuer des recensements dans leur immeuble.
En participant au sondage, vous participez à la vie de votre immeuble en les informant sur vos souhaits.
Comment répondre au Sondage ?
Lorsqu’un sondage est créé par un Référent ou un Gestionnaire, vous recevez une notification email.
Vous pouvez répondre au sondage directement via le mail en cliquant sur le bouton « répondre au sondage ».
Lorsqu’un sondage est clôturé par son auteur, vous recevez les résultats par email et sa case est grisée dans l’Info immeuble comme l’image ci-dessous.
Mon Immeuble
Vous pouvez également imprimer l’affiche comportant le code immeuble qui permet de s’inscrire sur Coprox et la coller dans les parties communes. Ou partagez-la directement avec vos contacts pour inviter vos voisins à utiliser cette plateforme dédiée à votre copropriété !
Mon compte
MODIFIER MES INFORMATIONS
À tout moment, vous pouvez modifier les informations vous concernant et générer un nouveau mot de passe.
ALERTE EMAIL JOURNALIÈRE
Vous préférez ne recevoir qu’un récapitulatif journalier ou hebdomadaire des signalements de votre immeuble ?
Chez Coprox, on s’adapte à vos besoins et il suffit d’aller dans l’onglet Mon compte et de cliquer sur « modifier mes alertes » pour choisir la fréquence des notifications qui vous convient le mieux !
En choisissant le récapitulatif journalier, vous recevrez un mail chaque jour à 8 heures avec les signalements des dernières 24 heures. Notez que vous serez toujours averti en cas de note d’information.
CONFIGURATION DU SERVICE
Paramétrez par catégorie les notifications email que vous souhaitez recevoir en allant dans l’onglet Mon compte.
Vous vivez au rez-de-chaussée et les incidents concernant l’ascenseur ne vous intéressent pas ?
Cliquez sur le bouton « Modifier » devant la catégorie « Ascenseur » et vous ne recevrez plus de notification concernant cette catégorie.
Bonnes pratiques d’utilisation
Pour vous aider à avoir la communication la plus agréable possible, nous avons sélectionné pour vous quelques bonnes pratiques d’usage de la plateforme :
Utiliser uniquement Coprox pour signaler un incident relevant des parties communes :
Il est parfois difficile, nous le concevons de faire la distinction entre problématique entrant dans le périmètre de la copropriété ou étant privative. Dans le doute contactez-vous ;).
Un signalement sur Coprox et votre gestionnaire sera informé de l’incident ! Vérifiez si l’incident a déjà été signalé et soyez concis !
Sélectionner la catégorie de signalement adéquate
Certains sujets ne concernent pas le syndic, vous avez une information à faire passer ? Un bon plan à communiquer ? Un meuble à donner ou à vendre ? Utilisez la fonction : Messages entre voisins.
Ajouter une image à un signalement pour plus de visibilité
Les signalements avec des images sont beaucoup plus visibles que ceux n’en ayant pas. De plus, cela permet aux autres occupants, au Syndic, mais également aux prestataires connectés de visualiser plus facilement la nature du problème.
Veillez à rester courtois
Oui, oui, on sait … Vous avez 15 sacs de courses à porter et l’ascenseur est en panne. Mais bon, un petit message sans animosité, c’est toujours plus sympathique pour la gestionnaire qui le réceptionne .
Pensez à clôturer vos signalements
Ça y est, l’ascenseur fonctionne de nouveau. Super ! Vite vite, on va sur @ucoeurdemacopro et on en informe ses voisins. C’est aussi ça le collaboratif !
À vous de jouer ! À vos claviers… Prêt ? Signalez !
Support & assistance technique
Vous avez une question particulière, ou simplement besoin d’un coup de pouce ? Consultez la FAQ ou contactez-nous.
Nous sommes disponibles à l’adresse gestion@coprox.immo
En vous souhaitant une bonne utilisation,
L’équipe Coprox
