⏱ 3 mois avant l’assemblée
On y est ! Cette année vous avez décidé de changer de syndic. Dans ce but, vous en avez probablement rencontré plusieurs. En fonction des services, des prix et du feeling que vous avez ressenti, vous avez décidé d’en présenter un (ou plusieurs) au vote de votre prochaine assemblée.
💡 À ce sujet, nous vous conseillons de ne présenter la candidature que d’un seul syndic. Une explication à ce sujet vous sera fournie dans un prochain article.
⏱ Quelques jours avant l’assemblée
L’assemblée générale va prochainement se tenir. En tant que membres du conseil syndical, vous vous êtes assurés au préalable de partager avec les autres copropriétaires les motivations qui vous ont amené à prendre cette décision et vous vous demandez si le changement de syndic prévu va effectivement se concrétiser comme prévu… 🤞
Le nouveau syndic devra être réactif, disponible et reprendre tous les dossiers latents. Serez-vous déçu-e (s) ?
La réponse est oui si les phases d’intégration d’une copropriété ne vous ont pas été expliquées ! En effet, de nombreuses étapes essentielles existent, qu’il ne faut en aucun cas négliger et ne sont pas toujours visibles. Elles ont pour objectif de mettre votre copropriété sur la bonne voie pour vous assurer une gestion efficace de vos dossiers au cours des mois et années à venir pendant lesquels vous collaborerez avec votre nouveau syndic.
⏱ Au lendemain de l’assemblée générale à 6 mois après
Tout s’est passé comme prévu ! Votre choix a été validé par l’assemblée, un nouveau syndic a été élu. Voici la liste non exhaustive des actions qui seront réalisées par votre nouveau syndic.
💡 Certaines tâches peuvent nécessiter de très nombreuses heures (voir jours) de travail. La qualité des archives remises par le prédécesseur ainsi que leur format (papier ou numérique) et le délai effectif de restitution de celles-ci peut encore allonger les délais de traitement et donc l’intégration de votre copropriété. Mais avec un syndic informatif, pas de panique ! Par exemple, chez #Coprox, nous informons le conseil syndical en temps réel des actions que nous menons afin de les rassurer sur la bonne intégration de leur résidence.
- Réception du procès-verbal de l’assemblée générale et signature du mandat de syndic par le président de séance.
- Ouverture du compte bancaire (dès réception du procès-verbal et du mandat de syndic signés).
- Restitution des archives par l’ancien syndic, numérisation et enregistrement de ces documents.
- Notification du changement de syndic aux fournisseurs en lien contractuel avec la copropriété.
- Enregistrement des lots, des clés de répartition et des copropriétaires.
- Diffusion du procès-verbal (et éventuellement d’un appel de fonds) ainsi que des fiches de renseignement.
- Reprise comptable de l’exercice en cours et clôture du compte bancaire.
- Traitement des décisions votées lors de l’assemblée générale d’élection (valider ou solliciter des devis, élaborer les budgets etc.).
- Prise de connaissance des dossiers existants (sinistres, travaux) et enregistrement du carnet d’entretien.
- Vérification de la conformité règlementaire de la copropriété (contrôle technique quinquennal des ascenseurs, diagnostic amiante etc.).
- Première visite et réunion officielle avec le conseil syndical pour évoquer TOUS les sujets qui devront attirer notre attention.
En parallèle et dès le lendemain de l’assemblée, nous traitons tous les événements liés à la gestion courante (pannes, sinistres etc.)
